Служебная переписка

«Неясность слова есть неизменный признак неясности мысли.»

Лев Толстой

Большинство из нас в процессе выполнения служебных обязанностей сталкивается с вопросом написания служебных писем. При этом большинство этому никогда не училось, не заканчивало специальных курсов и тренингов. Как выйти из этого положения, при чем в переписке сохранить культуру общения?

Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки.

Переписка - это общение в миниатюре, овладение ею - это и труд, порой нелегкий, и искусство. Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на одной страничке машинописного текста. Хорошее письмо должно быть четким и ясным. Нужно избегать в деловом письме многосложных, непонятных (сугубо специальных) слов и выражений. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.п.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких "мелочей", как бланк фирмы, конверт, содержание письма. И еще один не малозначительный момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание - интерес- просьба - действие.

Надо только помнить, что, формулируя просьбу, нужно предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.